For 5 år siden var det kun de allerstørste virksomheder, der brugte dedikerede platforme til at håndtere deres produktinformation. Siden er udviklingen gået hurtigt, og i dag har mange mellemstore virksomheder også fået øje på mulighederne i PIM.

Og det forstår vi godt.

For mange virksomheder oplever en markant stigning i både mængde og kompleksitet i den produktinformation, som skal vedligeholdes og udstilles. En udvikling, som især har taget fart blandt B2B-virksomhederne, hvor produkter og værdikæder ofte er komplekse.

En PIM-løsning er en digital platform, som bruges til at håndtere, udvikle og vedligeholde produktdata.

Grundtanken er, at al data om produkter samles, administreres og opdateres ét sted. På den måde kan man sikre sig, at både medarbejdere og systemer har adgang til - og anvender - de korrekte produktinformationer. 

PIM-løsningen kan bl.a distribuere og udstille produktdataene på websites og i apps, interne og eksterne systemer, fysiske brochurer og kundeportaler.

Så der er både et forretningsskabende potentiale og et optimeringspotentiale i at samle sin produktinformation i en PIM-løsning.

Mange virksomheder er optagede af procesoptimering. Og med god grund. For der er ofte et stort optimeringspotentiale i at kigge sine processer efter i sømmene – og en PIM-løsning er i den sammenhæng et stærkt redskab for mange. Med en struktureret håndtering af produktdata følger effektivitet, kortere time-to-market og bedre brug af medarbejderresurser. 

Vores erfaring er dog, at en del virksomheder starter det forkerte sted, når de skal implementere PIM-løsningen i driften. Og det begrænser udbyttet – på både kort og lang sigt. 

Hvad er det så, der går galt?

I mange virksomheder forholder man sig til PIM-løsningen som et rent it-projekt. Men den præmis er forkert. For teknologien er bare et af elementerne i PIM-løsningens succes. De menneskelige resurser og omkringliggende processer er lige så vigtige. 

Det er de, fordi datakvaliteten i en teknisk platform i udstrakt grad afhænger af den organisation, som håndterer dataene. 

Vores erfaring er, at mange virksomheder er udfordrede i deres datahåndtering. Her er en typisk udfordring, at produktion og drift taler et helt andet sprog end de markedsrettede funktioner i virksomheden. Organisationens siloopbygning skaber altså en kløft mellem forståelser – en kløft, som også afspejler sig i processer og datakvalitet.

Derfor bliver man nødt til at forholde sig til data, mennesker og samspillet mellem dem – både før og under implementering.

Det lyder både omkostningstungt og besværligt. Men det behøver det ikke at være. Tværtimod. 

Faktisk er vores erfaring, at en PIM-løsning kan implementeres både effektivt og succesfuldt i løbet af ganske få måneder, hvis man tilrettelægger processen rigtigt.

Fordi PIM-løsningens succes i høj grad afhænger af de menneskelige resurser, er det afgørende at få etableret et ejerskab om platformen bredt i organisationen. 

Ejerskabet hænger tæt sammen med forståelse af platformens værdiskabelse for både forretning og medarbejdere. Derfor skal medarbejderne bidrage aktivt i både afklaring- og udviklingsfasen.

De skal bl.a. være med til at besvare:

• Hvorfor vi bruger systemet
• Hvordan systemet skaber værdi
• Hvordan dataene bruges internt og eksternt
• Hvad egen rolle indeholder
• Hvordan egen rolle påvirker og påvirkes af resten af organisationen

Springer man medarbejderinddragelsen over, risikerer man en række negativt afledte konsekvenser - både på kundesiden, hvor fejlagtig og mangelfuld information kan resultere i en uhensigtsmæssig kundeoplevelse, og i produktionen, hvor forkerte data kan resultere i fejl i produkter og leverancer.

For at sikre en god implementering af platformen er det derfor vigtigt, at I tilrettelægger en proces, som tager højde for både mennesker, forretning og teknologi.

Her er vores bud på 5 steps i en implementeringsproces, som tager højde for netop det:

1. Udpeg en brobygger

Brobyggeren er en projektkoordinator, som skal fungere som bindeled mellem aktørerne i projektet. Det er vigtigt, at brobyggeren fungerer som koordinator og ikke indtager en projektlederrolle. Brobyggerens fornemmeste opgave er nemlig at være ambassadør for det objektive og tværgående blik på projektet. På den måde kan I undgå, at projektet defineres af silostrukturer og ender med at være ejet i en enkelt afdeling eller af en snæver gruppe af medarbejdere.

2. Nedsæt en relevant og repræsentativ arbejdsgruppe

Arbejdsgruppen skal arbejde med afklaringer, ejerskab og definition for projektet. Det er vigtigt, at arbejdsgruppen er repræsentativ for organisationen, da I på den måde kan sikre jer, at blinde vinkler og versioneringer af data bliver både set og håndteret. Her ligger nøglen til at forankre ejerskab på tværs af organisationen.

3. Skab overblik over data og hvordan de anvendes

Undersøg hvilke produktdata, der findes og hvilke medarbejdere, der håndterer dataene. Med viden om hvilken data, I ligger inde med og hvordan de bruges, får I et godt grundlag for at tage kvalificerede valg i forhold til platformens opbygning og anvendelse.

4. Afklar og implementer sideløbende

Byg den tekniske platform sideløbende med den organisatoriske afklaring. Det sikrer jer en effektiv proces, færre tilbageløb og mulighed for løbende feedback. En agil proces udfordrer jeres forståelser af det eksisterende og giver jer mulighed for at få øje på nye, uventede muligheder.

5. Brug PIM-løsningen til udvikling

Når systemet er søsat i driften, vil mange automatisk anse det som et afsluttet projekt. Men det er en skam. For platformens datafundament og de omkringliggende processer kan både bane vej for tilstedeværelse på nye kanaler og markeder, og for optimering og automatisering af yderligere processer. Brug derfor platformen som aktivt redskab i den fremadrettede forretningsudvikling.